إدارة المشكلات

بقلم فهد سعادة، ®PMP
موج للإستشارات الإدارية
مستشار أول إدارة مشاريع
16 سبتمبر 2013

لا مفر من وجود المشاكل في المشاريع. بكل بساطة، لا يخلو مشروع من المشاكل، و إن اعتقد مدير المشروع أن مشروعه خال من المشاكل فهذا دلالة على عدم مراقبة المشروع بشكل صحيح.

إحدى الأهداف من إدارة المشروع بشكل سليم هو الحد من عدد المشاكل التي يواجهها المشروع و التقليل من ضررها عليه، و هذا لا يمكن تحقيقه إلا بالتخطيط الملي و السليم و  مراقبة المشروع و التحكم بسيره جيدا.

تلخص النقاط التالية الخطوات الأساسية في التعامل السليم مع المشاكل التي يواجهها المشروع:

  1. حدد المشكلة
    • إعترف و أقر بالمشكلة
      يجب عليك أولا إدراك وجود المشكلة و الإقرار بها حتى تتمكن من حلها
    • وثق المشكلة
      يساعدك توثيق المشكلة في نواح عديدة أهمها فهم المشكلة جيدا و بجميع أبعادها من قبل جميع الأطراف المعنية. عدم القدرة على توثيق المشكلة يدل على عدم فهمها و فهم أبعادهم مما يجعل التعامل معها و حلها صعبا و قد يكون مستحيلا
    • حدد مدى خطورة المشكلة و مدى إلحاح الحاجة إلى حلها
      سيساعدك هذا على تحديد الأولويات في التعامل مع المشاكل و التركير على الملحة منها. قد لا تحتاج بعض المشاكل لوقت و جهد كبيرين لحلها و هذا يعتمد على مضى الضرر الذي قد يلحق بالمشروع بسببها
  2. حدد الأسباب الجذرية للمشكلة
  3. تعتبر هذه خطوة مهمة و أساسية في عملية إدارة المشاكل في المشروع، فهدفك هو معالجة المشكلة نفسها و ليس معالجة أعراضها و ضررها. 

  4. أدرس الخيارات المتاحة
    • إعمل قائمة بالخيارات الممكنة و ضع فيها جميع الخيارات حتى لو لم تكن عملية أو منطقية
    • قيم البدائل و قارن الخيارات. يجب تقييم البدائل على أسس عديدة منها
      1. مقدار الوقت و التكلفة لتنفيذ الخيار
      2. مدى فعالية الخيار في حل المشكلة
      3. مدى تأثير الخيار على المشروع
      4. قابلية تنفيذ الخيار من الناحية الفنية
      5. توفر الموارد
      6. ...إلخ

  5. إختر أفضل البدائل
    يجب إشراك جميع أصحاب العلاقة في هذه الخطوة، فلن ينجح المشروع إلا إذا أدى كل ذي علاقة مهمته كاملة و بشكل فعال

  6. ضع خطة لتنفيذ الحل
    بعد اختيار أنسب الحلول للمشكلة، يجيب التخطيط المفصل لتنفيذ الحل و من ثم دمج تلك الخطط مع الخطة العامة للمشروع

  7. نفذ الخطط

  8. تحقق من نتيجة الحل
    تعتبر هذه الخطوة الأخيرة في عملية إدارة المشاكل حيث يتم مراقبة و تقييم نتائج الحلول المطبقة. تهدف هذه الخطوة إلى التأكد من أنه قد تم معالجة المشكلة معالجة تامة. في حال ما لم يتحقق ذلك، يتوجب علينا العودة للخطوة الأولى من هذه العملية و النظر إلى المشكلة و حيثياتها من زوايا مختلفة

يلخص الشكل التالي خطوات عملية إدارة المشاكل في المشاريع

Issue Management Process


جميع الحقوق محفوظة لموج للإستشارات الإدارية. رقم التسجيل 178170 الأردن  
البريد: